Renovierung kalkulieren: Excel oder Bulido?

Excel gehört zu den ersten Werkzeugen, die viele Renovierungs- und Handwerksbetriebe für ihre Kalkulationen nutzen. Leistungen, Mengen und Preise lassen sich eintragen, und mit einem gut vorbereiteten Tabellenblatt wird auch der Gesamtbetrag automatisch berechnet.

Am Anfang reicht diese Arbeitsweise häufig aus.

Du hast eine Vorlage, kennst ihren Aufbau und weißt, wo sich die wichtigsten Formeln befinden. Bei einem neuen Auftrag kopierst du die letzte Datei, änderst die Kundendaten und passt die Liste der Arbeiten an.

Mit der Zeit werden es immer mehr Dateien. Preislisten existieren in verschiedenen Versionen, Angebote haben ähnliche Namen, und die Daten aus einem angenommenen Angebot müssen erneut in den Vertrag, die Arbeitsliste und die Abrechnung übertragen werden.

Dazu kommen Termine, Baustellenfotos, Anzahlungen, Materialkosten und Absprachen mit dem Kunden. Jede dieser Informationen kann in einer anderen Tabelle, einem anderen Ordner oder einer anderen App liegen.

Dann geht es nicht mehr nur um die Frage: Excel oder eine Software für Kalkulationen? Entscheidend ist auch, wie viel Handarbeit die Abwicklung des gesamten Auftrags erfordert.

Bulido verbindet Kunden, Kalkulationen, Angebote, Verträge, Arbeiten und Abrechnungen. Informationen, die du am Anfang einträgst, verwendest du auch in den nächsten Schritten, ohne sie immer wieder in neue Dokumente zu übertragen.

Bulido ist eine umfassende Software für Renovierungs- und Handwerksbetriebe, mit der du einen Auftrag vom ersten Kundengespräch bis zur abschließenden Abrechnung führst.

Warum viele Renovierungsbetriebe mit Excel beginnen

In Excel bestimmst du den Aufbau deiner Tabelle selbst. Du kannst eigene Spalten, Formeln und Summen anlegen. Bei einem ungewöhnlichen Auftrag passt du das Tabellenblatt an deine Anforderungen an.

Viele kennen die Grundlagen bereits und nutzen Excel ohnehin. Deshalb muss zunächst keine neue Software eingeführt und keine bestehende Preisliste übertragen werden.

Bei wenigen einfachen Angeboten im Monat kann eine Tabelle gut funktionieren.

Schwieriger wird es, wenn die Zahl der Angebote und laufenden Baustellen wächst. Dann musst du selbst den Überblick behalten über:

• aktuelle Preise,
• funktionierende Formeln,
• Angebotsnummern,
• Kundendaten,
• verschiedene Angebotsversionen,
• Termine,
• Anzahlungen und weitere Zahlungen,
• Materialkosten,
• Baustellenfotos,
• Absprachen mit Kunden.

Excel hilft beim Rechnen, führt aber nicht den gesamten Auftrag. Der Betrieb muss Tabellen, Dokumente, Ordner, Nachrichten und Notizen selbst miteinander verbinden.

Eine lange Excel-Tabelle oder ein nach Räumen aufgebautes Angebot in Bulido

In Bulido kannst du ein Angebot nach Räumen aufteilen. Die Arbeiten in Bad, Küche oder Wohnzimmer erscheinen in getrennten Bereichen. Materialien, Arbeiten für die gesamte Wohnung und zusätzliche Leistungen können ebenfalls separat aufgeführt werden.

Dieser Aufbau erleichtert die Kalkulation und das spätere Gespräch mit dem Kunden.

Statt einer langen Tabelle erhält der Kunde ein Dokument, in dem klar erkennbar ist, welche Arbeiten in welchem Raum vorgesehen sind. Dadurch versteht er leichter, wie sich der Preis zusammensetzt und was sich ändert, wenn eine Leistung entfernt oder ergänzt wird.

Die Leistungen wählst du aus einer Preisliste mit Preisen und Einheiten wie m², lfm, Stk., Set, kg oder l. Du kannst vorhandene Leistungen nutzen oder eine eigene Preisliste passend zu deinem Betrieb erstellen.

Eigene Formeln in Excel oder Unterstützung bei der Berechnung in Bulido

Für eine Kalkulation müssen die Raummaße häufig in konkrete Mengen für einzelne Arbeiten umgerechnet werden.

In Excel erstellst du selbst Formeln für Wandfläche, Bodenfläche, Deckenfläche und Raumumfang. Anschließend ziehst du Fenster und Türen ab und überträgst die Ergebnisse in die passenden Positionen.

Eine gut aufgebaute Tabelle kann diese Berechnungen korrekt ausführen. Probleme entstehen, wenn versehentlich eine Zelle überschrieben, eine falsche Formel kopiert oder ein Fenster vergessen wird.

In Bulido trägst du die Raummaße ein. Die Anwendung kann daraus berechnen:

• Wandfläche,
• Bodenfläche,
• Deckenfläche,
• Raumumfang.

Auch die Fläche von Fenstern und Türen kann von der Wandfläche abgezogen werden.

Für jede Leistung legst du fest, nach welcher Grundlage die Menge berechnet wird. Malerarbeiten können sich auf die Wandfläche beziehen, Bodenbeläge auf die Bodenfläche und Sockelleisten auf den Raumumfang.

Die berechnete Menge lässt sich anpassen, wenn der tatsächliche Aufwand von den Raummaßen abweicht.

Die automatische Berechnung ist nur eine der Erleichterungen. Der größere Vorteil entsteht durch die Verbindung von Raummaßen, aktueller Preisliste, vorbereiteten Leistungen und einem fertigen Kundendokument.

→ Flächen im Angebot automatisch berechnen

Preise in alten Excel-Dateien oder eine aktuelle Preisliste in Bulido

Bei der Arbeit mit Excel werden Preise häufig aus früheren Angeboten übernommen. Ein Preis steht in der Hauptpreisliste, ein anderer im letzten Angebot und ein weiterer in den Notizen aus dem Kundengespräch.

Die Vorbereitung eines neuen Angebots beginnt dann mit der Frage, welcher Preis noch aktuell ist.

In Bulido werden Leistungen, Einheiten und Preise in einer Preisliste gespeichert. Beim Erstellen des Angebots verwendest du die aktuellen Preise, kannst sie aber für einen bestimmten Kunden oder Auftrag anpassen.

Eine Änderung in der Preisliste verändert keine bereits erstellten Angebote. Ein älteres Dokument behält die Beträge und die Währung, die beim Erstellen verwendet wurden.

Die bisherige Preisliste muss nicht Position für Position neu eingegeben werden. Du kannst sie aus Excel, einer PDF-Datei oder einem Foto übernehmen. Vor dem Speichern prüfst du die erkannten Namen, Preise und Einheiten.

Du kannst die Preisliste auch als Tabelle herunterladen, mehrere Preise gleichzeitig ändern und anschließend wieder in Bulido hochladen.

→ eigene Leistungspreisliste übernehmen

Arbeiten aus alten Excel-Angeboten kopieren oder Leistungspakete in Bulido verwenden

Viele Arbeiten wiederholen sich regelmäßig.

Eine Badsanierung kann Rückbau, Untergrundvorbereitung, Abdichtung, Fliesenarbeiten und die Montage von Sanitärobjekten umfassen. Bei Malerarbeiten wiederholen sich oft Abdecken, Wandreparaturen, Grundieren und Streichen.

In Excel kopierst du dafür meist die passenden Zeilen aus einem älteren Angebot. Danach entfernst du nicht benötigte Leistungen und prüfst, ob die übernommenen Preise noch aktuell sind.

In Bulido kannst du eigene Pakete aus häufig ausgeführten Leistungen vorbereiten. Du fügst ein solches Paket dem ausgewählten Raum hinzu, und die Anwendung übernimmt die Leistungen und Preise aus deiner Preisliste.

Jede Position kann im konkreten Angebot geändert oder entfernt werden. Das Paket erleichtert den Einstieg, legt das endgültige Angebot aber nicht fest.

Excel-Ausdruck oder übersichtliches PDF aus Bulido

Excel eignet sich gut für Berechnungen, aber eine Tabelle sieht nicht immer wie ein fertiges Angebot für den Kunden aus.

Eine breite Tabelle kann auf mehrere Seiten verteilt werden. Spalten werden abgeschnitten, und kleine Schrift ist auf dem Smartphone nur schwer lesbar.

Manche Betriebe übertragen die Daten deshalb zusätzlich in Word oder in eine eigene Vorlage. Dadurch müssen Preise, Leistungsnamen und Kundendaten erneut kopiert werden.

Bulido erstellt das PDF direkt aus dem vorbereiteten Angebot. Das Dokument kann enthalten:

• Logo und Firmendaten,
• Kundendaten,
• Ausführungsadresse,
• nach Räumen gegliederte Arbeiten,
• Preise und Gesamtbetrag,
• Einleitungstext,
• Bedingungen der Zusammenarbeit,
• Abschlusstext.

Es stehen drei Dokumentdesigns zur Auswahl. Der Kunde erhält ein übersichtliches Angebot, und du musst nicht vor jedem Versand Spaltenbreiten und Seitenumbrüche korrigieren.

Bulido stellt Preise außerdem passend zu deinem Betrieb dar. Die Anwendung eignet sich sowohl für Betriebe, die keine Umsatzsteuer ausweisen, als auch für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen.

Excel-Datei als Anhang oder Versand direkt aus Bulido

Nach der Kalkulation in Excel speicherst du die Datei als PDF, öffnest dein E-Mail-Programm, schreibst eine Nachricht und fügst den richtigen Anhang hinzu.

Antwortet der Kunde telefonisch oder per E-Mail, hältst du seine Entscheidung in der Tabelle, im Kalender oder in deinen Notizen fest.

In Bulido versendest du das Angebot direkt aus der Anwendung. Betreff und Nachricht können angepasst werden. Der Kunde erhält das Dokument und kann das Angebot annehmen oder ablehnen.

Nach seiner Entscheidung ändert sich der Stand des Angebots automatisch.

In der Übersicht siehst du, welche Angebote:

• vorbereitet werden,
• versendet wurden,
• angenommen wurden,
• abgelehnt wurden,
• abgelaufen sind.

Bulido speichert außerdem die wichtigsten Daten und zeigt an, wenn du nach dem Versand Änderungen am Angebot vorgenommen hast.

Mehrere Excel-Dateien oder nachvollziehbare Änderungen in Bulido

Änderungen gehören zur Angebotserstellung dazu.

Der Kunde verzichtet auf eine Leistung, wählt ein anderes Material oder ergänzt weitere Arbeiten. In Excel entsteht dann meistens eine neue Kopie der Datei.

Nach einigen Korrekturen liegen im Ordner Dateien wie:

• angebot_mueller.xlsx,
• angebot_mueller_korrigiert.xlsx,
• angebot_mueller_final.xlsx,
• angebot_mueller_final2.xlsx.

Nach einiger Zeit ist kaum noch nachvollziehbar, welche Version der Kunde erhalten und welchen Arbeiten er tatsächlich zugestimmt hat.

Bulido speichert frühere Angebotsversionen und die Änderungshistorie. Du kannst zu einer früheren Liste der Arbeiten, den damaligen Preisen und dem Gesamtbetrag zurückkehren.

Im Gespräch mit dem Kunden beziehst du dich damit auf ein gespeichertes Dokument und nicht auf einen Dateinamen, der irgendwann einmal „final“ heißen sollte.

Kundendaten in Excel oder eine vollständige Kundenhistorie in Bulido

In Excel liegen Kundendaten häufig in einer separaten Tabelle oder direkt in den Angebotsdateien. Informationen zu Gesprächen, Änderungen und Zahlungen verteilen sich auf E-Mails, das Smartphone und Notizen.

Meldet sich ein Kunde nach einigen Monaten erneut, müssen seine früheren Angebote gesucht und die bereits ausgeführten Arbeiten rekonstruiert werden.

In Bulido speicherst du beim Kunden Kontaktdaten, Adressen und Notizen. Dort siehst du auch seine Angebote, laufenden oder abgeschlossenen Arbeiten und erfassten Zahlungen.

Du musst dir weder den Dateinamen noch den Ordner merken, in dem sich der frühere Auftrag befindet.

Nach dem Excel-Angebot entstehen neue Dateien, in Bulido verwendest du dieselben Informationen weiter

In Excel endet die Arbeit an einer Datei häufig mit der Annahme des Angebots. Danach entstehen weitere Dokumente.

Kundendaten, Adresse und Arbeitsliste werden in den Vertrag, den Kalender, eine Aufgabenliste oder eine andere Anwendung übertragen. Baustellenfotos bleiben auf dem Smartphone oder landen in einem separaten Ordner.

In Bulido kannst du einen Vertrag auf Grundlage der Firmendaten, Kundendaten und des angenommenen Angebots erstellen. Namen, Adressen und grundlegende Vereinbarungen müssen nicht erneut eingetragen werden.

Aus dem angenommenen Angebot beginnst du außerdem mit der Durchführung des Auftrags. Kundendaten, Adresse und Leistungen sind bereits vorhanden, und die Angebotspositionen bilden die Liste der auszuführenden Arbeiten.

Während der Renovierung markierst du erledigte Arbeiten und fügst Baustellenfotos hinzu. Dem Kunden kannst du eine eigene Seite bereitstellen, auf der er den Fortschritt, die Fotos und den aktuellen Stand der Abrechnung sieht.

Geplanter Beginn und Abschluss der Arbeiten sind im Kalender sichtbar. Dadurch lässt sich leichter beurteilen, wann der nächste Auftrag starten kann.

→ Renovierungsaufträge mit Bulido führen

Separate Kostentabelle oder Abrechnung des Auftrags in Bulido

Der Betrag des angenommenen Angebots zeigt noch nicht, wie viel der Kunde bereits bezahlt und wie viel der Betrieb für Material ausgegeben hat.

Anzahlungen, weitere Zahlungen, Einkäufe und sonstige Kosten müssen ebenfalls erfasst werden. In Excel entsteht dafür meistens eine zusätzliche Tabelle, die manuell gepflegt wird.

In Bulido speicherst du Zahlungen und Ausgaben direkt beim jeweiligen Auftrag. Beträge für Arbeitsleistung und Material lassen sich getrennt erfassen, und du siehst, wie viel der Kunde bereits bezahlt hat.

Einen Kassenbon oder eine Rechnung kannst du per Foto hinzufügen. Bulido liest grundlegende Angaben aus dem Dokument aus, die du vor dem Speichern prüfst.

Der Einkauf bleibt dadurch nicht nur auf einem Papierbeleg oder in der Fotogalerie des Smartphones gespeichert.

Notizen vom Besichtigungstermin oder direkt in Bulido gespeicherte Informationen

Bei einer Besichtigung notieren viele Handwerker Maße und Absprachen auf Papier oder in der Notiz-App des Smartphones. Erst später werden diese Angaben in die passende Excel-Datei übertragen.

Excel lässt sich zwar auf dem Smartphone öffnen, doch breite Tabellen und viele Zellen sind dort meist umständlich zu bearbeiten. Die Maße bleiben deshalb häufig außerhalb des eigentlichen Angebots, bis sie am Computer erneut eingetragen werden.

In Bulido speicherst du bei der Besichtigung den Kunden, die Adresse, Räume, Maße, geplante Arbeiten und Fotos. Die Angaben sind sofort dem richtigen Angebot zugeordnet.

Das gesamte Angebot muss nicht vor Ort fertiggestellt werden. Nach der Rückkehr sind die wichtigsten Daten jedoch bereits vorhanden, und du kannst Leistungen auswählen, Preise festlegen und das Kundendokument vorbereiten.

Derselbe Auftrag in Excel und Bulido

Angenommen, ein Kunde möchte seine Wohnung streichen lassen, kleinere Wandreparaturen durchführen und die Sockelleisten austauschen.

Angebot und Auftragsdurchführung mit Excel

Nach der Besichtigung öffnest du ein früheres Angebot oder deine eigene Vorlage. Du entfernst die Daten des vorherigen Kunden, trägst die neue Adresse ein und passt die Liste der Arbeiten an.

Anschließend suchst du die aktuellen Preise. Einige stehen in der Hauptpreisliste, andere im letzten Angebot und wieder andere in deinen Notizen. Du kopierst die benötigten Leistungen und prüfst, ob jeder Preis noch gültig ist.

Du trägst die Raummaße ein und berechnest die benötigten Mengen. Die Formeln helfen dabei, trotzdem musst du prüfen, ob die richtigen Zellen verwendet und Fenster sowie Türen berücksichtigt werden.

Ist die Kalkulation fertig, passt du das Tabellenlayout an, legst die Seitenumbrüche fest und speicherst das Dokument als PDF. Danach schreibst du eine E-Mail und fügst die passende Datei an.

Wünscht der Kunde eine Änderung, erstellst du eine neue Dateiversion, speicherst erneut ein PDF und versendest das geänderte Dokument.

Nach der Annahme überträgst du Kundendaten und Arbeitsliste in den Vertrag, Kalender, Notizen oder eine weitere Tabelle.

Während der Arbeiten bleiben Fotos auf dem Smartphone, erledigte Aufgaben werden in einer separaten Liste markiert, und Anzahlungen sowie Materialkosten werden in einer weiteren Datei ergänzt.

Angebot und Auftragsdurchführung mit Bulido

Bei der Besichtigung speicherst du den Kunden, die Adresse, Räume, Maße und Fotos. Nach der Rückkehr sind diese Informationen bereits dem richtigen Angebot zugeordnet.

Die Leistungen wählst du aus deiner eigenen aktuellen Preisliste. Preise müssen nicht in alten Dateien gesucht und ganze Tabellenzeilen nicht aus früheren Angeboten kopiert werden.

Für häufig ausgeführte Arbeiten kannst du ein vorbereitetes Leistungspaket verwenden und nicht benötigte Positionen entfernen. Preise und Mengen bleiben für den konkreten Auftrag anpassbar.

Bulido unterstützt dich bei der Berechnung der Mengen anhand der Raummaße. Die Ergebnisse können geprüft und geändert werden, wenn eine Leistung anders abgerechnet werden muss.

Nach der Auswahl von Leistungen und Preisen erstellt die Anwendung ein übersichtliches PDF mit Firmendaten, Kundendaten, Ausführungsadresse und Aufteilung nach Räumen.

Das Dokument wird aus Bulido versendet, und der Kunde kann es annehmen oder ablehnen. In der Anwendung siehst du den aktuellen Stand des Angebots und gespeicherte Änderungen.

Nach der Annahme beginnst du nicht mit leeren Dokumenten. Auf Grundlage der Kundendaten und des Angebots erstellst du den Vertrag, und die Angebotspositionen verwendest du als Arbeitsliste.

Während der Arbeiten speicherst du Fortschritt, Fotos, Zahlungen und Ausgaben. Der Kunde kann eine Seite erhalten, auf der er Renovierungsfortschritt, Bilder und den aktuellen Abrechnungsstand sieht.

Der größte Unterschied liegt deshalb nicht nur in der Flächenberechnung. Bulido erleichtert die Angebotserstellung und verwendet die eingetragenen Informationen auch für Vertrag, Arbeiten und Abrechnung.

Wann Excel weiterhin ausreicht

Excel kann eine gute Lösung sein, wenn:

• du zwei oder drei einfache Angebote im Monat erstellst,
• du mit einer bewährten Vorlage arbeitest,
• du aktuelle Preise selbst zuverlässig pflegst,
• du keine früheren Angebotsversionen benötigst,
• du nur wenige Renovierungen gleichzeitig ausführst,
• du alle weiteren Informationen in Notizen und Ordnern überblicken kannst.

In einer Tabelle lassen sich Aufbau und Formeln frei verändern. Sie kann an ungewöhnliche Aufträge angepasst und um eigene Berechnungen ergänzt werden.

Der Aufwand mit Excel steigt jedoch mit der Zahl der manuellen Tätigkeiten. Er erscheint nicht immer auf einer Rechnung. Häufig zeigt er sich in Abenden mit Dokumentkorrekturen, der Suche nach der richtigen Datei und dem wiederholten Eintragen derselben Informationen.

Wann sich der Wechsel von Excel zu Bulido lohnt

Ein Wechsel wird sinnvoll, wenn die Kalkulation nur noch eine von vielen Dateien ist, die für einen Renovierungsauftrag benötigt werden.

Bulido eignet sich, wenn du Tabellen, Dokumente und zusätzliche Apps durch eine umfassende Software für deinen Renovierungsbetrieb ersetzen möchtest, insbesondere wenn:

• Kundendaten, Angebote, Fotos und Absprachen an verschiedenen Stellen gespeichert sind,
• Angebote schneller auf Grundlage deiner eigenen Preisliste entstehen sollen,
• Kundendaten nach der Annahme erneut in Vertrag und Arbeitsliste eingetragen werden,
• mehrere Renovierungen gleichzeitig laufen und Termine sowie Fortschritt schwer zu überblicken sind,
• frühere Angebote, Arbeiten und Zahlungen eines Kunden schnell auffindbar sein sollen,
• Anzahlungen, Zahlungen und Materialkosten in separaten Tabellen oder Notizen stehen,
• Baustellenfotos in der Smartphone-Galerie bleiben und später schwer einem Auftrag zugeordnet werden können,
• der Kunde eine Seite mit Fortschritt, Fotos und aktuellem Abrechnungsstand erhalten soll,
• Belege und Rechnungen auf Papier gesammelt oder manuell übertragen werden,
• Maße bei der Besichtigung notiert und später erneut am Computer eingegeben werden.

Bulido ersetzt die Werkzeuge, die sonst für die tägliche Auftragsabwicklung verwendet werden. Du verwaltest Kunden, erstellst Angebote und Verträge, führst Arbeiten, speicherst Kosten und kontrollierst Abrechnungen.

→ Funktionen von Bulido für Renovierungsbetriebe

Excel oder Bulido? Häufige Fragen

Reicht Excel für Renovierungsangebote aus?

Ja, vor allem bei wenigen einfachen Angeboten und einer bewährten Vorlage. Mit mehr Aufträgen steigt jedoch der Aufwand für Preise, Korrekturen und Informationen, die in verschiedenen Dateien liegen.

Kann eine Excel-Preisliste nach Bulido übernommen werden?

Ja. Eine bestehende Preisliste kann nach Bulido übertragen werden. Vor dem Speichern prüfst du die erkannten Leistungen, Preise und Einheiten.

→ Excel-Preisliste nach Bulido übertragen

Ist Bulido nur für Angebote gedacht?

Nein. Bulido ist eine umfassende Software für die Auftragsabwicklung in Renovierungsbetrieben. Sie umfasst Kunden, Kalkulationen, Angebote, Verträge, Arbeiten, Fotos, Zahlungen, Ausgaben und Abrechnungen.

Kann Bulido Excel und andere Werkzeuge für die Auftragsabwicklung ersetzen?

Ja. Bulido verbindet Angebote, Kunden, Verträge, Arbeiten, Fotos, Zahlungen und Kosten. Statt mehrere Tabellen, Dokumente und Apps zu verwenden, führst du den gesamten Renovierungsauftrag vom ersten Kundengespräch bis zur abschließenden Abrechnung in Bulido.

Kann der Kunde ein Angebot aus Bulido annehmen?

Ja. Der Kunde kann das erhaltene Angebot annehmen oder ablehnen. Der Stand des Angebots wird anschließend in Bulido aktualisiert.

Kann der Kunde den Fortschritt der Renovierung sehen?

Ja. Du kannst dem Kunden eine Seite bereitstellen, auf der er den Arbeitsfortschritt, Baustellenfotos und den aktuellen Abrechnungsstand sieht.

Funktioniert Bulido auf dem Smartphone?

Ja. Bulido kann in der mobilen App und im Browser bei Besichtigungen und auf der Baustelle verwendet werden.

Den gesamten Auftrag führst du in Bulido

Du kannst mit Bulido beginnen, indem du deine bisherigen Leistungen und Preise übernimmst. Auf dieser Grundlage erstellst du das Angebot und das Dokument für den Kunden.

Nach der Annahme verwendest du dieselben Informationen für Vertrag, Arbeiten, Kosten und Abrechnung. Für die einzelnen Schritte müssen keine separaten Tabellen und Dokumente mehr erstellt werden.